Majandustehingute dokumenteerimine, algdokumentide käive ja säilitamine
Raamatupidamise sise-eeskirja selles osas tuuakse välja, millised on ettevõttes nõuded algdokumentidele, kes neid koostavad ja milliseid andmeid need peavad sisaldama, arvestades Raaamatupidamise seaduses (RPS) §7.
Mis on raamatupidamise algdokument?
Algdokumendid on näiteks müügi- ja ostudokumendid, kassa- ja pangadokumendid, laoliikumise dokumendid, lähetusaruanded, majanduskulude aruanded, palgaarvestus.
Sise-eeskirjale tuleks lisada ettevõttes väljatöötatud algdokumentide näidised, et kõik, kellel vaja, saaksid nendega tutvuda. Algdokumendid peaksid olema vormistatud selliselt, et ka need inimesed, kes ettevõtte tegevusega kursis ei ole, saaksid aru, millega on tegu.
Algdokumentidele esitatud nõudeid peavad järgima kõik raamatupidamiskohustuslased.
Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
1) tehingu toimumisaeg,
2) tehingu kirjeldus,
3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
Käibemaksukohustuslane peab lisaks kajastama veel käibemaksuga seonduvaid andmeid, mis on ära toodud käibemaksuseaduse §37.
Lisanduvad näiteks tehingupartnerite nimed ja aadressid ning maksukohustuslasena registreerimise numbrid.
Käibemaksukohustuslased peavad veenduma, et arvetel on välja toodud kõik summad, mis on käibemaksu (sh sisendkäibemaksu) deklareerimiseks vajalikud.
Kui algdokument puudub
Kui ettevõttel on tehtud väljamakseid, mille kohta puudub nõuetele vastav algdokument, tuleb tal maksta tulumaksu, kuna sellist kulu loetakse ettevõtlusega mitteseotud kuluks.
Kaardimaksega ostude puhul tasub tähelepanelik olla, sest tihtipeale annab kaupleja ostjale ainult kaardimakse kviitungi, mis ei vasta algdokumendi nõuetele.
Algdokumentide käive ja säilitamine
Algdokumentide korrektsusest sõltub kogu raamatupidamise kvaliteet. Sellepärast peab dokumentide koostamisel ja vastuvõtmisel olema eriti hoolikas ning kontrollima, kas:
- 1) majandustehing on kajastatud õigel vormil;
- 2) kohustuslikud andmeväljad on täidetud;
- 3) tehted ja kokkuvõtted on õiged;
- 4) tehingu maht või ulatus vastab reaalsusele jne.
Selleks, et kõik dokumendid õigeaegselt raamatupidajani jõuaks, kirjeldatakse algdokumentide liikumine alates dokumendi koostamise või ettevõttesse saabumise hetkest.
Dokumendikäivet võib esitada käibegraafiku abil, tabelina või muul ettevõtte juhi kinnitatud viisil.
Kõik, kes ettevõttes dokumente koostavad, peavad olema kursis sellega, kuidas need ettevõttes liiguvad ja kuidas neid säilitatakse.
Seaduse järgi tuleb kõiki algdokumente säilitada 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui dokumendijärgne tehing raamatupidamisregistris kirjendati.
Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada 7 aastat pärast kehtimisaja möödumist.
Töösuhtest tulenevaid dokumente säilitatakse 10 aastat pärast töölepingu lõppemist ja tööraamatut (juhul, kui see on jäänud töötajal välja võtmata) 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest (kehtib enne 1.07.2009 sõlmitud lepingute kohta).
