Pearaamat ja selle koostamine

juuli 15, 2010 1 kommentaar

Pearaamatu puhul on tegemist sünteetilise arvestuse registriga kuhu registreeritakse kõik perioodi majandustehingud kontode lõikes. Siia koondatakse kõik perioodi kronoloogiline- ja süstemaatiline arvestus.

KUIDAS PEARAAMATU-REGISTRIT KOOSTADA?

Järgnev näide on lihtsustatud võimalus pearaamatu koostamiseks maatrikstabelina, milles tuuakse välja ka kontode käibeandmik. Kontode käibeandmikus on näha kõik kontol toimunud liikumised: algsaldo, debet-kreeditkäive ja lõppsaldo.

Maatrikssüsteemi kasutamise eeliseks on see, et iga pearaamatusse sisestatud number saab kantud üheaegselt nii konto deebetisse kui kreeditisse. See süsteem lihtsustab ja kiirendab Sinu tööd, eksimuste võimalus väheneb.

Pearaamat - NÄIDIS

Pearaamat - NÄIDIS

Esimese sammuna koosta excelis maatrikstabel, mis koosneb järgmistest lahtritest:
1. LAHTER- Deebetkontod
Selle lahtri alla reasta kõik oma kontoplaani kontod, kontoklasside lõikes.
Näiteks:  Meie kontoplaani näite järgi “maksuvõlad” kontoklass on 2150- nimeliseks muudab neljas number, mille kohta analüütilist arvestust peetakse abiregistris, pearaamatusse kantakse registri kokkuvõtted.

2. LAHTER- Kreeditkontod
Analoogselt eelmise lahtriga sisesta kontod veergudesse samas järjestuses.

KÄIBEANDMIKU OSA
3. LAHTER- Deebetkäive kokku
Siia sisesta igale reale valem, mis arvutab kokku vastava rea deebetkonto käibed horisontaalrealt.

TABELI KÕIGE ALUMINE RIDA- KREEDIT KOKKU
Selles reas võetakse kokku ülevalt alla kõik vastavate veergude kreeditkontod.

4. LAHTER- Kreeditkäive kokku
Sisesta igale reale valem, mis viitab vastava konto kreeditkonto kokkuvõttele tabeli alumiselt realt  KREEDIT KOKKU.

5. ja 6. LAHTER- Deebet- ja kreeditalgsaldod
Nendesse lahtritesse märgitakse eelmise perioodi vastavate deebet- ja kreeditkontode lõppsaldod.

7. LAHTER- Deebet lõppsaldo
Selle lahtri alla sisesta igale reale valem, mis liidab vastava konto deebet algsaldole deebetkäibe ja lahutab kreeditkäibe horisontaalrealt.

8. LAHTER- Kreedit lõppsaldo
Selle lahtri alla sisesta igale reale valem, mis liidab vastava konto kreedit algsaldole kreeditkäibe ja lahutab deebetkäibe horisontaalrealt.

NB! Lõppsaldode arvutamise juures peab olema tähelepanelik aktiva- passivakontode puhul, mida kasutatakse mitmesuguste arvelduste arvestamiseks (näit. aruandvad isikud). Neil kontodel (aktiva- passivakontod) võib üheaegselt esineda nii deebet kui ka kreeditsaldo.

KUIDAS PEARAAMATUT TÄITA?

Lae alla pearaamatu tööleht ja proovi pearaamatu täitmist iseseisvalt.

Pearaamat - tööleht

Harjutamiseks on soovitav registrid välja printida, selleks et kanda registrite andmed pearaamatusse käsitsi.

Ava pearaamatu töölehe fail ja võta ette esimene register.

REEGEL:
Pearaamatusse kantakse registrite KREEDITKONTO koondandmed.

Tee kindlaks milline on registri kreeditkonto korrespondeeruvad deebetkontod.

Otsi pearaamatu kreeditkontode ÜLEMISELT realt üles vastava registri kreeditkonto.

Liigu mööda pearaamatu veergu allapoole ja  otsi vasakult VEERUST üles vastavad korrespondeeruvad deebetkontod ning sisesta summad  lahtritesse.

Peale registri andmete sisestamist, kontrolli kas oled kõik kanded teinud.
Selleks vaata kas pearaamatu KREEDIT KOKKU ja registri KREEDIT KOKKU on võrdsed.

Sarnaselt sisesta pearaamatusse ülejäänud registrite koondsummad KREEDITKONTO järgi.

Pärast registrite andmete kandmist kontrolli kas pearaamat sisaldab kolme võrdsust:
Deebet algsaldo = Kreedit algsaldo ;  Deebetkäive kokku = Kreeditkäive kokku;  Deebet lõppsaldo = Kreedit lõppsaldo

Juhul kui kõik  saldod ja käibed on võrdsed siis on jäänud veel teha tulude- ja kulude kontode sulgemiskanded. See tähendab et tulu- ja kulu kontodelt tehakse kanded kontole “perioodi kasum või kahjum” nii, et nendele kontodele ei jää lõppsaldosid.

Videos näitame Sulle kuidas registrid ühendatakse pearaamatuga, selleks et iga muudatus registris kajastuks koheselt pearaamatus.

Alusta registrite täitmisega

Esimesed kogemused raamatupidamisest ja selle olemusest annab Sulle raamatupidamisregistrite (žurnaalide ehk raamatute, abiraamatute) täitmine.

Ühtse žurnaal-pearaamatu (kus kirjendatakse ettevõtte kõik majandustehingud) asemel hakkame täitma spetsiaalregistreid. Näiteks: Arveldusi tarnijatega peetakse registris- “tarnijate-register”, di kehtetuse.kassatehingute arvestust- “kassaregistris” jne

Perioodi lõpul koondatakse kõigi kasutatavate registrite kokkuvõtted süstemaatilisse registrisse- pearaamatusse.

Selleks, et saaksid harjutada majandustehingute raamatupidamisregistrisse kandmist, oleme koostanud Sinu jaoks vastava töölehe- “tarnijate-registri”. Registrit saad ise kohendada:  muutes-, lisades- ja eemaldades üleliigseid kontosid.
NB! Kui teed muudatusi jälgi, et valemid sisaldaksid lisatud ridu ja veerge.

Analoogselt võid koostada vajalikke registreid oma ettevõtte jaoks luues registrite kogumi, mis on omavahel seotud ühtseks süsteemiks ning mis perioodi lõpul koondatakse süstemaatilisse registrisse (pearaamat). Selline süsteem tundub esialgu keerulisem kui žurnaal-pearaamatu pidamine.

Millist varianti valida oma raamatupidamisarvestuse jaoks sõltub Sinu ettevõtte raamatupidamise eripärast, mahukusest, arvestusperioodide pikkusest jne.

Õppimiseks soovitame alustada erinevate registrite pidamise süsteemist. Täites erinevaid registreid ja tehes konteeringud iseseisvalt pearaamatu kontodele, tekib Sul parem arusaamine raamatupidamise olemusest ja süsteemsusest.

Tarnijate-register - tööleht
Pea meeles, et meie töölehed on koostatud informatiivsel ja abistaval eesmärgil.
Koostaja ei vastuta võimalike otseste ega kaudsete kahjude eest, mis tulenevad töölehtede Teiepoolsest kasutamisest.

Tarnijad on need kellelt me midagi ostame.
Arveldusi tarnijatega peetakse passiva kontol “Võlad tarnijatele”.

Võlad tarnijatele konto- LÕPPSALDO (kreeditsaldo) näitab e/v võlga oma tarnijatele tasumata arvete eest.
Kreeditkäibe kokkuvõte- KREEDIT KOKKU näitab perioodi jooksul e/v-sse sisse tulnud tarnijate poolt esitatud arvete kogusummat.
Deebetkäibe kogusumma- DEEBET KOKKU näitab perioodi jooksul arvete eest tasumise kogusummat.

Sellesse registrisse hakkame registreerima perioodi jooksul ettevõttesse saabunud arveid ja nende eest tasumisi koos majandustehingute kirjendamisega korrespondeeruvate kontode lõikes. Perioodi vahetusel tehakse registris kokkuvõtted, mille põhjal koostatakse koondkanne pearaamatusse.

Koostatud registris saad pidada kronoloogilist ja anlüütilist arvestust.
Analüütilise arvestuse puhul tuuakse välja tasumata jäänud võlasummad tarnijate lõikes.

MIDA PEAKSID TEADMA ENNEM KUI HAKKAD OMA DOKUMENTE LÄBI KANDMA?

Pea meeles, et äriühingud kasutavad tekkepõhist arvestusmeetodit. Tekkepõhine raamatupidamisarvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehingu toimumisele, sõltumata sellest, kas sellega seotud raha on laekunud või välja makstud. Selle meetodi korral on tulud ja kulud tekkinud kohe kui majandustehing on sõlmitud.
Aruande koostamisel tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded, mis võimaldavad määrata aruandeperioodi tulud ja kulud.

Pööra tähelepanu, et kõik dokumentidele esitatud nõuded oleksid täidetud.
Raamatupidamise seaduse (RPS) § 7 järgi on algdokument majandustehingut kinnitav tõend ning millest kõrvalekaldumine põhjustab dokumendi kehtetuse.

Tulumaksuseaduse (TMS) järgi loetakse ettevõtlusega mitteseotud kuludeks muuhulgas ka väljamakseid, mille kohta maksumaksjal puudub raamatupidamist reguleerivates õigusaktides ettenähtud nõuetele vastav algdokument. Ettevõtlusega mitteseotud kulud tuleb deklareerida TMS kohaselt vastaval TSD lisal ning maksustada tulumaksuga.

Vastavalt 2002. a 19. juunil tehtud Riigikohtu otsusele on raamatupidamisdokumentidel lubatud teha parandusi, täiendusi või lisada selgitusi muutmata toimunud tehingu sisu. Muuta ei ole lubatud arvnäitajaid. Seega kui dokumendil puudub nt ostja nimi ja/või aadress, võib need arvele lisada (Riigikohtu otsust nr 3-3-1-26-02)

Erinevalt eeltoodule võib ostja nime arvele lisamine tuua kaasa  sisendkäibemaksu mahaarvamise tühistamise.

Kui oled käibemaksukohustuslane siis pead hoolega jälgima käibemaksuseaduse
(KMS) § 37 sätestatud nõudeid algdokumentidele, mis kannab üldnimetust arve.

Kokkuvõtteks kontrolli, kas antud dokument on sinu:
ettevõttega seotud
ettevõtlusega seotud

Muidu võib siit tulla karistus:

• tulumaks ettevõtlusega mitteseotud kuludelt
• sisendkäibemaksu mahaarvamine tühistatakse
• erisoodustusmaksud
• intressi nõue ja sellele lisaks ettevõtlusega mitteseotud kulult tulumaks

Kui oled käibemaksukohuslasena ja esitatud arve on koos käibemaksuga, siis jälgi:
• kas dokumendil on olemas väljastaja käibemaksukohuslase registreerimise (KMKR) number. Kui arvel puudub käibemaksukohuslase number siis arvele esitatud nõuete kohaselt sisendkäibemaksu ei tohi maha arvata. Eesti KMKR numbrit saad kontrollida Eesti KMKR nr otsingu registrist, mille leiad Maksu- ja tolliameti kodulehelt .
• kas kaup või teenus on soetatud maksustatava käibe tarbeks (KMS § 29 lg 1), maksuvaba käibe korral sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.

KUIDAS REGISTRIT TÄITA LOE JUURDELISATUD JUHENDIT JA VAATA NÄIDIST

Tarnijate registrite täitmine - NÄIDE

Tarnijate registrite täitmine - NÄIDE

ANDMETE LAHTRID (esimene osa)

1. LAHTER – Kirjendi number
Selle lahtri oleme jaganud kaheks osaks, mis kokku moodustab raamatupidamiskirjendi numbri. Esimene osa tähistab registrit ja perioodi mille kohta register on koostatud. Teine osa näitab registreerimise järjekorra numbrit. Saadud number märgitakse majandustehingu aluseks olevale dokumendile vastavalt RPS § 7 lg(1) p.8. Meie näite kohaselt tuleb esimesele registreeritud dokumendile kirjutada: T10-1.

2. LAHTER – Dok. kuupäev
Siia märgi dokumendi esitamise kuupäev. NB! Dokumendi kuupäev ei pea langema alati registri perioodiga kokku.
Käibemaksuseaduse järgi on arvet aega esitada 7 päeva jooksul, arvates kauba ostjale kättesaadavaks tegemise või teenuse osutamise päevast mis tähendab, et ka sisendkäibemaksu võib maha arvestada sel perioodil, mil teenus osutati või kaup üle anti.
NB! Aruandluse koostamisel tuleb silmas pidada ka tulude ja kulude vastavuse printsiipi RPS §16 p6

Näide : Teenuse osutamise periood oli detsembrikuu. Arve väljastati kuupäevaga 7.jaanuar 2010. Ostjana võime sisendkäibemaksu maha arvata detsembris ja samuti kuulub kulu 2009.aasta detsembri kuusse.

3. LAHTER – Tarnija nimetus
Kirjuta tarnija nimi jättes äriühingu liigi (OÜ, AS…) kõige viimaseks kuna mahukama registri puhul on lihtsam ettevõtet üles leida.

4. LAHTER – Tehingu lühikirjeldus
Siia sisesta majandustehingu lühikirjeldus. Kui tegemist on regulaarse teenuse osutamisega on kasulik märkida ka millise perioodi eest arve on esitatud.

5. LAHTER – Dokumendi number

ALGSALDODE LAHTRID (teine osa)

6. LAHTER – Algsaldo
See lahter täidetakse ainult algsaldode alal kuhu tuuakse üle kõik eelmise perioodi lõpuks tarnijate lõikes tasumata jäänud võlasummad.

TARNIJATE KONTO DEEBETKÄIVE (kolmas osa)

7. LAHTER – Tasumine
Selle lahtri kokkuvõte näitab perioodi jooksul arvete eest tasumise kogusummat. Siia märgi arvete eest tasumised, andmed saadakse tavaliselt  panga- ja kassa registritest, olenevalt tasumise viisist. Analüütilise arvestuse pidamiseks märgitakse tasumised vastava tarnija ja dokumendi reale.

TARNIJATE KONTO KREEDITKÄIVE (neljas osa)

8. LAHTER – Korrespondeeruvad alakontod
Meie näite puhul on esitatud rendiarve koos käibemaksuga. Otsi üles veerg kontoga D-5201 “ruumide rent”. Kui Sinu e/v on käibemaksukohustuslane siis kirjuta sellesse lahtrisse summa ilma käibemaksuta, milleks on 3 900.-  Käibemaksu summa sisestamiseks liigu edasi ja otsi ülevalt veerg kontoga D- 2157 “Teistele tasutud käibemaks” ja märgi käibemaksu summa esitatud arve pealt, milleks on 780.- Peale kirjendamist jälgi, et korrespondeeruvate kontode kokkuvõte- KREEDIT KOKKU võrdub antud dokumendi kogusummaga, meie näites siis 4 680.-
Kui Sinu e/v ei ole käibemaksukohustuslane siis rendikuludesse kantakse kogu arve summa koos käibemaksuga.

LÕPPSALDO (viies osa)

9. LAHTER
Selle konto lõppsaldo on kreeditsaldo, mille KOGUSUMMA perioodi lõpuks näitab meie võlga tarnijatele. Kui oled kandnud tasumised tarnijate ja arvete lõikes siis näed tabelist millised arved, millistele tarnijatele on jäänud tasumata perioodi lõpuks.